Tipps zum hybridem Unterricht mit Cisco Webex an der ZHAW

Site: Moodle Lernplattform der ZHAW
Course: Portalseite Digitale Lehre – für Dozierende
Book: Tipps zum hybridem Unterricht mit Cisco Webex an der ZHAW
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 1 December 2021, 12:41 AM

Einstieg in den hybriden Unterricht mit Cisco Infrastruktur und Webex (bzw. MS Teams)

Hier finden Sie einen technischen Einstieg in den hybriden Unterricht mit Webex (und MS Teams).

Hinweis zur Nutzung mit MS Teams: Diese Anleitung gilt primär für die Nutzung mit der Webex Software. Jedoch kann die fest installierte Cisco-Infrastruktur durchaus auch mit MS Teams genutzt werden. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass in dem in Outlook erstellten MS Teams Meeting unter "erforderlich" auch das Videokonferenzsystem von Cisco eingeladen wird. Dies geschieht analog zur Anleitung auf der nächsten Seite "Meeting ansetzen". Der Start des hybriden Meetings funktioniert analog zur Anleitung "Meeting starten".


Weitere technische Informationen und ausführliche Screenshots finden Sie auf dem Self Service Portal.

Meeting im Vorhinein ansetzen


1. Öffnen Sie in Ihrem Outlook-Kalender eine Besprechung und klicken Sie oben Rechts auf  "Webex Meeting hinzufügen".

(Falls Ihnen diese Add-Ins nicht angezeigt werden, können Sie diese unter "Add-Ins abrufen" installieren.)

2. Unter "Webex Präferenzen" wählen Sie als Vorlage Webex Meetings-Standard und als Meeting-Typ das Webex Meeting ZHAW Meeting.

Hinweis: Der End-zu-End verschlüsselte Meeting-Typ "Webex Meetings ZHAW Meeting E2E Encrypted" sollte bei besonders sensiblen Daten oder Themen genutzt werden; hat allerdings weniger Funktionen (kann bspw. nicht mit der Cisco Infrastruktur genutzt; nicht aufgezeichnet und nicht mit Breakout Sessions verwendet werden)!

3. Geben Sie bei "erforderlich" den Raum sowie das Videokonferenzsystem ein. Letzteres finden Sie, indem Sie unter "erforderlich" nach "Video" suchen und das zum Raum gehörende System auswählen. Falls Sie Mitgastgeber_innen definieren möchten, sollten Sie diese auch unter "erforderlich" hinzufügen und bei den Webex Präferenzen entsprechende Voreinstellungen tätigen.
Es ist nicht nötig, dass Sie alle Teilnehmenden aus der Klasse hier hinzufügen, Sie können den Link zum Meeting später direkt auf Moodle publizieren. 
Nun könnten Sie über Outlook wie bei einem normalen Termin für Ihre Vorlesung eine Serie anlegen, so dass das Webex Meeting z.B. wöchentlich während dem Semester zu einem bestimmten Zeitfenster angelegt ist. Der virtuelle Webex Meetingraum steht aber auch ausserhalb des definierten Zeitfensters zur Verfügung und funktioniert zeitlich unbegrenzt (das Meeting muss aber ggf. jeweils zunächst vom Gastgeber gestartet werden, damit die Teilnehmenden beitreten können). Hinweis: Wenn die Serie bearbeitet wird, ändert sich der Link zum Meeting.

4. Nach Versand wird in der Einladung automatisch ein Link zum Meeting eingefügt. Diesen können Sie über Rechtsklick -> "Hyperlink kopieren" abrufen und bspw. auf Moodle zur Verfügung stellen.

Alternativ: Wenn Sie Probleme mit der Outlook-App haben, können Sie das Meetings auch über die Web-Version unter https://zhaw.webex.com planen. Dort können Sie auch weitere Einstellungen vornehmen und die Aufzeichnungen verwalten. Diese detaillierte Meeting-Einstellungen sind nur in der Web-Version verfügbar. Hinweis: Meetings, welche in Outlook erstellt wurden, werden zwar in der Web-Version angezeigt, können dort aber nicht mehr bearbeitet sondern lediglich gelöscht werden
Tipp: Speichern Sie Einstellungen, welche Sie in der Web-Version unter "Meetings" → "Ein Meeting ansetzen" →  "Erweiterte Optionen" vorgenommen haben als Vorlage. Diese Vorlage wird Ihnen dann auch im Outlook unter Webex-Präferenzen vor dem hinzufügen des Webex-Meetings (danach nicht mehr) zur Auswahl angeboten. 

Notebook mit dem Cisco Videokonferenzsystem verbinden und Meeting starten

  1. Schliessen Sie Ihr Notebook über das HDMI-Kabel mit der Cisco Videokonferenzanlage an. Der Beamer wird ebenfalls über dieses Kabel bedient. 
  2. Starten Sie den Beamer im Raum (je nach Raum verschieden).
  3. Öffnen Sie den zuvor angesetzten Termin auf dem Notebook im Outlook und klicken Sie auf "Meeting beitreten".
  4. Nun müssen Sie dem System sagen, dass Sie das Videosystem im Raum verwenden möchten. Klicken Sie hierfür unten links auf "Videosystem verwenden" und wählen Sie das entsprechende Videosystem, welches i.R. bereits automatisch erkannt wird, aus.


  5. Einige Geräte werden nach diesem Schritt beim Verbindungsversuch aufgefordert, einen vierstelligen Code einzugeben. Dieser Code wird auf dem externen Bildschirm oben rechts eingeblendet. 
  6. Im Webex Meeting sehen Sie nun Ihren Namen als Gastgeber/in, Sie sollten direkt mit dem Raum verbunden sein. Die Cisco Mikrofone vor Ort können Sie über Ihr Notebook stumm schalten, in dem Sie bei der Teilnehmerliste beim Videosystem auf das Mikrofon Symbol klicken.

    Alternativ können Sie auch auf dem Touch Panel auf den Mikrofon-Knopf (unterhalb des Displays) drücken. Direkt daneben können Sie ebenfalls die Lautstärke der Cisco-Lautsprecher einstellen. 
  7. Hinweis: Die AV Mikrofone und Lautsprecher vor Ort, welche nicht zur Cisco Infrastruktur gehören, können i.d.R. leider nicht über Webex genutzt werden. Es ist daher wichtig, sich vorab zu überlegen, ob die vorhandene Cisco Infrastruktur in dem Raum auch zu Ihrem Use Case passt! Diese Informationen finden sie hier unter Cisco Webex Infrastruktur verlinkt. 
  8. Die virtuellen Teilnehmenden sind nicht mit dem Videokonferenzsystem verbunden und nutzen ihr eigenes Computeraudio. Teils muss die Lautstärke der Online-Teilnehmenden im Raum über die Regler der AV-Anlagen gesteuert werden.
  9. Am Ende der Veranstaltung klicken Sie auf dem Touch Panel oder Ihrem Notebook auf "Anruf beenden". Das Touch Panel kann nicht manuell ausgeschaltet werden sondern geht von selbst in den Standby Modus.

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Hinweis: Alternativ kann ein Meeting auch ohne Notebook direkt über das Touchpanel gestartet werden.

a) Wenn das Cisco-Videokonferenzsystem im Meeting als "erforderlich" eingetragen wurde, sollte dieses bereits auf dem Panel erscheinen und Sie müssen lediglich auf "beitreten" klicken. Falls nicht, kann es auch im Kalender des Videokonferenzsystems (vgl. Screenshot) gefunden werden. Es ist kein Passwort notwendig.

b) Wenn das Cisco-Videokonferenzsystem NICHT im Meeting als "erforderlich" eingetragen wurde, können Sie über das Webex-Icon (vgl. Screenshot) der Sitzung beitreten, benötigen dafür aber die Meeting-Kennnummer und die Gastgeber-Pin (diese sind über den Outlook-Termin ersichtlich).

Bildschirm / Inhalte teilen

  1. Sie können nun Ihren Bildschirm freigeben. Überlegen Sie sich im Vorfeld, ob Sie nur eine PowerPoint Präsentation teilen möchten oder ob Sie während der Vorlesung auch andere Quellen, wie z.B. eine Internetseite oder ein Video aufrufen. Im zweiten Fall ist es einfacher, wenn Sie direkt den ganzen Bildschirm, statt nur die Präsentation, freigeben.


  2. Um eine PowerPoint Präsentation mit der Referentenansicht nutzen zu können, geben Sie zunächst ihren Bildschirm frei, gehen in den PowerPoint Präsentationsmodus mit Referentenansicht und gehen dann nochmals oben unter Freigabe. Nun sollten sie dort zwei Bildschirme (Bildschirm 1 & 2) zur Auswahl haben und wählen eben den ohne Referentenansicht. (Ansonsten werden die virtuellen Teilnehmenden Ihren Bildschirm mit der Referentenansicht sehen, statt die Ansicht, die das System zum Beamer schickt.) 
  3. Wenn die Teilnehmenden Ihren Bildschirm nicht mehr sehen sollen, können Sie diese Art der Freigabe über das Notebook unter "Freigabe beenden" wieder beenden. (Achtung, während der Bildschirmfreigabe klappt das Cisco-Panel oft nach oben hin zu. Suchen Sie dieses also am oberen Bildschirmrand, um es wieder aufzuklappen.)
  4. Die Kamera können Sie über das Cisco Touch Panel oben rechts manuell steuern und z.B. bei Bedarf auf die Wandtafel reinzoomen.

Für Fortgeschrittene


Diese Tipps sind v.a. an Fortgeschrittene Webex User gerichtet, welche didaktisch und technisch anspruchsvollere Settings umsetzen möchten.

Organisatorische Hinweise

  • Als alleinige(r) Moderator_in kann der hybride Unterricht schnell überfordern, was die Unterrichtsqualität beeinträchtigt. Es bietet sich daher an, zusätzliche Moderatoren (bspw. freiwillige Studierende) als Unterstützung einzusetzen, um Fragen und Anliegen der nicht im Hauptraum anwesenden (bspw. per Chat, Q&As, oder Handzeichen) einzufangen.  

  • Informationen zu den verschiedenen Rollen und deren Berechtigungen in Webex Meetings finden Sie hier. Wie Sie zusätzliche Gastgeber einstellen können finden Sie hier

  • In Webex wird ein Meeting automatisch beendet, wenn der/die Gastgeber(in) ca. 60 Sekunden offline ist. Falls Ihnen bereits technische Probleme Ihrerseits bekannt sind, könnten Sie eine/einen Mit-Gastgeber_in definieren, welche(r) das Weiterführen der virtuellen Sitzung zumindest technisch und organisatorisch übernehmen könnte bis Sie wieder im Webex Meeting online sind. 

Technische Hinweise

  • Stellen Sie sicher, dass in den physischen Räumen nur die Cisco-Mikrofone eingeschaltet sind. Ihr Mikrofon und Kamera am Notebook sollte in der Webex-Software deaktiviert sein. Dies ist automatisch der Fall, wenn Sie sich mit Ihrem Notebook über das Videokonferenzsystem (und nicht das Computer Audio) einloggen. Die vor Ort anwesenden Studierenden brauchen sich nicht selbst in das Webex Meeting einzuloggen. Falls sie dies dennoch tun, sollten sie unbedingt ebenfalls das Mikrofon stumm schalten.

  • Sie können über das Cisco-Touchpanel beim Video-Symbol...

    • ... die "Eigenansicht" aktivieren (Häkchen setzen), um ein Gespür dafür zu haben, welche Raumansicht die Online-Teilnehmenden gerade übertragen bekommen.
    • ... den automatischen, intelligenten Kamera-Fokus/Zoom über den entsprechenden Schieberegler ein- und ausschalten. 
  • Die Aufzeichnung von Webex Meetings kann nur der/die Gastgeber_in starten.
  • Weitere physische Räume: Bei der Übertragung in weitere physische Räume sollte dort ein(e) Co-Moderator_in / Studierende_r eingesetzt werden. 

    • Diese(r) sollte sich über das dortige Cisco Touch Panel in das Meeting einloggen. Es bietet sich an, dass dortige Mikrofon stumm zu schalten (auch durch den/die Dozierende/n im Hauptraum möglich). Bei Fragen oder Anmerkungen aus diesem Raum kann das Mikro dann aktiviert werden. 

    • Physische Handzeichen von Teilnehmenden in weiteren physischen Räumen sind für die Dozierenden im Hauptraum je nach Kameraeinstellung schwer sichtbar. Daher könnte sich die co-moderierende Person zusätzlich per Laptop in das Webex Meeting (stumm) einloggen, um per Chat oder digitalem Handzeichen Wortmeldungen aus diesem Raum rückzumelden. 

    • Wenn die Reichweite der Cisco Mikrofone und Lautsprecher im entsprechenden physischen Nebenraum nicht ausreichen, können die Studierenden notfalls auch mit eigenem Headset an der Vorlesung teilnehmen. 

Tipps zu Interaktionen im hybriden Unterricht


Breakout Sessions (Teilgruppen) 

Bei Gruppenarbeiten gilt zu beachten, dass es als Dozierende_r herausfordernd sein kann, physisch verteilte als auch virtuelle Gruppen gleichzeitig zu betreuen.

  • Es ist möglich, vor einem Meeting Breakout-Räume einzurichten, inkl. CSV-Import der Teilnehmenden. Sie können ein Meeting auf zhaw.webex.com erstellen (oder ein über Outlook erstelltes Meeting dort aufrufen) und können dort "Vorab zu Teilgruppen-Sitzungen zuweisen». Wenn ein Meeting bereits gestartet ist, können auch direkt dann Teilgruppen gebildet werden, siehe Menüpunkt «Teilgruppen-Sitzungen».
  •  Aus organisatorischen und technischen Gründen empfiehlt die Fachgruppe Blended Learning, die Gruppen rein virtuell und rein vor Ort zusammen zu setzen, also nicht zu mischen
  • Die Fachgruppe Blended Learning empfiehlt, den Arbeitsauftrag in einem separaten Dokument zur Verfügung zu stellen, bspw. über Moodle oder OneDrive. Der Link dazu kann vor Beginn der Breakout Sessions im Chat geteilt und durch die Studierenden geöffnet werden. In den Breakout Räumen wird der Inhalt des Chats aus dem Hauptraum nicht mehr sichtbar sein. Es kann in die Breakout Räume zwar noch per Broadcast an alle Teilnehmenden kommuniziert werden, jedoch ist der dortige Inhalt nicht interaktiv (kein Kopieren oder Anklicken von Links möglich). Hinweis: Im Gegensatz zu Zoom können in Webex keine Dateien im Chat hochgeladen werden! 
  • Sie können den Teilnehmenden ggf. ein Online-Tool für Notizen in den Gruppen empfehlen (bspw. Office 365 Tools, Miro) oder bereits entsprechende Vorlagen (inklusive Arbeitsauftrag) erstellen.

Rückfragen und Plenumsdiskussionen

  • Ob die Reichweite der installierten Mikrofone für die Übertragung von Wortmeldungen aus dem Publikum ausreicht ist von der Raumgrösse und Cisco Infrastruktur abhängig. Ist die Reichweite der Mikrofone nicht ausreichend, sollten die Dozierenden die Inputs aus dem physischen Publikum nochmals kurz für die virtuell Teilnehmenden wiedergeben. Dasselbe gilt für Inputs aus dem virtuellen Raum, welche womöglich nicht von den hinteren Reihen im Hauptraum aus hörbar sind. Hinweis: Die mobilen AV Mikrofone und Lautsprecher, welche nicht von Cisco stammen, sind i.d.R. leider nicht mit Webex verknüpfbar. 

  • Überlegen Sie sich in welcher Reihenfolge Sie die Wortmeldungen erlauben möchten. Bspw. könnten Sie abwechselnd Wortmeldungen aus dem Hauptraum und weiteren physischen oder virtuellen Räumen aufrufen.


Interaktionen ohne Audio

  • Chat: Die Fachgruppe Blended Learning empfiehlt, den Chat des Videokonferenztools nur für technische Probleme der virtuell Teilnehmenden (nicht für inhaltliche Fragen) einzusetzen. Der Chat ist für alle virtuell Teilnehmenden sichtbar und lenkt dadurch womöglich vom Unterricht ab. Vor-Ort-Teilnehmende haben Webex vermutlich nicht offen und haben somit keinen Zugriff auf die Inhalte des Chats. Derartige Informations-Diskrepanzen sind suboptimal.

  • Handzeichen (weniger übersichtlich; nicht für Abstimmungen, aber für Rückfragen empfohlen) 

  • Umfragen in Webex: Umfragen in Webex sind nun über die integrierte Anwendung Slido möglich. (Integration noch in Beta-Stadium)

  • Umfragen in Mentimeter

    • Umfragen über Mentimeter ermöglichen allen gleichermassen die Teilnahme über mobile Endgeräte. Die in den Videokonferenztools integrierten Umfrage-Tools eignen sich nicht für den hybriden Unterricht, da sich die physisch Teilnehmenden hierfür ebenfalls in die Konferenzsoftware einloggen müssten (nicht empfohlen).

    • Das Q&A Format eignet sich bspw., um Fragen aller Teilnehmenden aufzunehmen. Im Gegensatz zum Chat in Videokonferenztools sind die dortigen Eingaben nicht sofort für alle Teilnehmenden sichtbar und lenken somit nicht ab. Zudem sind die Fragen hier womöglich übersichtlicher. Wenn Fragen rein über diesen Kanal entgegengenommen werden und nur zu bestimmten Momenten während des Unterrichts beantwortet werden, kann dies helfen der Überlastung der Dozierenden vorzubeugen; Allerdings sind die Dozierenden dann womöglich auch weniger «nahbar», als wenn Fragen mündlich gestellt werden können. 

    • Mehr zu Mentimeter finden Sie hier.

  • Whiteboard (virtuell: interaktiv oder one-to-many): Die Fachgruppe Blended Learning empfiehlt externe Whiteboards (bspw. Miro) oder offene Fragen / Word Clouds in Mentimeter zum interaktiven Brainstorming zu verwenden. Hinweis: Das Whiteboard in Webex kann nicht von Videokonferenztool-Teilnehmenden bearbeitet werden. 

  • Whiteboard (physisch: one-to-many): Je nach Infrastruktur im Raum, können Sie auch ein physisches Whiteboard verwenden. Damit die virtuell Teilnehmenden dieses sehen, können Sie über das Cisco Touch Panel oben rechts die Kamera manuell steuern und entsprechend zoomen. 

Kontakt

Bei Fragen oder Problemen zur Cisco Infrastruktur oder Cisco Webex Software wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Diese Tipps wurden von der Fachgruppe Blended Learning gesammelt und zusammengestellt. Der hybride Unterricht ist für die meisten von uns neu. Zudem verändert sich die Cisco Webex Software momentan noch stark. So ist auch diese Zusammenstellung an Tipps sicherlich nicht allumfassend und final. Falls Sie Ihre Erfahrungen hier ergänzen möchten, wenden Sie sich gerne an elearning@zhaw.ch.