Portalseite Digitale Lehre – für Dozierende

Rechtliche Aspekte bei der Verwendung von Cloud-Diensten

Datenschutzrechtliche Aspekte bei der Nutzung cloudbasierter Tools

Bei der Verwendung von Cloud-Diensten ist die Berücksichtigung des dabei gewährleisteten Datenschutzes zentral. 

Was sind Personendaten? 

Bei der Nutzung von Cloud-Diensten werden fast immer sogenannte „Personendaten“ an den Anbieter des Cloud-Dienstes (z.B. Microsoft oder Google) oft auch ausserhalb der Schweiz übertragen. Das für die ZHAW anwendbare Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) definiert Personendaten als Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (Art. 3 IDG). Praktisch sind dies u. a. Namen, Vornamen, Noten oder Leistungsnachweise von Studierenden.

Warum ist das Thema Personendaten wichtig?

Die ZHAW ist verantwortlich für den Schutz aller Personendaten, welche im Lehrbetrieb erfasst und verarbeitet werden. Werden diese Daten z.B. von den Studierenden in Cloud-Diensten gespeichert und es besteht ein Zwang zur Nutzung – etwa um einen Leistungsnachweis zu erbringen –  bleibt die Verantwortung für deren Schutz bei der ZHAW. Sobald aber die Daten in der Cloud liegen, wird der Schutz sehr schnell aufwändig bis manchmal unmöglich. Wer beispielsweise schon einmal versucht hat, ein gegen seinen Willen hochgeladenes peinliches Party-Foto von Facebook entfernen zu lassen, oder wegen einer Ehrverletzung Inhalte von dort entfernen lassen möchte, kann ein Lied davon singen. Der Umgang mit Cloud-Anbietern ist übrigens auch für die Schweizer Strafverfolgungsbehörden nicht einfach, wie zwei Urteile des Bundesgerichts aus dem Jahr 2016 zeigen.

Vorgaben des Kanton Zürich und der ZHAW

Die Zürcher Datenschutzbeauftragte hat Empfehlungen zum praktischen Umgang mit dem Datenschutz erstellt. Daran orientiert sich auch die ZHAW beim Einsatz solcher Tools (für ZHAW-Angehörige gibt es ein Dokument mit groben Leitlinien). So muss unter anderem ein schriftlicher Vertrag mit dem Cloud-Anbieter abgeschlossen werden, der Gerichtsstand muss in der Schweiz sein und das IDG muss anwendbar sein (Aufzählung hier nicht abschliessend). Anders verhält sich dies, wenn die in der Cloud gespeicherten Daten mittels eines zeitgemässen Algorithmus verschlüsselt wurden und nur der Dateninhaber (Student/Dozent/ZHAW) über die Mittel (in der Regel Passwort) verfügt, um diese Daten wieder zu entschlüsseln. In Bezug auf das Learning Management System hat die ZHAW eine Richtlinie zur Einbettung externer Inhalte und Anbindung von Diensten Dritter auf Moodle erarbeitet, welche die technischen Möglichkeiten der Anbindung bzw. Einbettung aufzeigt sowie das Vorgehen, Verantwortlichkeiten und Pflichten erläutert.

Aspekte bei der Einführung bzw. Anbindung und Nutzung cloudbasierter Tools

Bei der Frage, ob ein cloudbasiertes Tool eingesetzt werden soll oder nicht, muss dieses auf folgenden Ebenen überprüft werden:

• Didaktisch: Bringt das Tool einen didaktischen Mehrwert?
  
• Finanziell: Was kostet der Einsatz dieses Tools, und wer finanziert den Einsatz?
  
• Betrieblich: Wer unterstützt die Mitarbeitenden bei Fragen und führt Schulungen durch? Kauft jedes Departement eigene Lösungen ein oder einigt man sich auf eine gemeinsame Lösung?
  
• Rechtlich: Sind die Nutzungsbedingungen/AGBs dieser Tools kompatibel mit den für die ZHAW geltenden gesetzlichen Regelungen? Speziell müssen hier die Themen Datenschutz und geistiges Eigentum/Urheberrecht geprüft werden. Daneben sind auch Themen wie Archivierungsvorschriften oder der Umgang mit vertraulichen Inhalten relevant. Genauere Informationen zu den benötigten Abklärungen finden Sie hier. Bezüglich der Anbindung an bzw. Einbettung von cloudbasierten Tools in Moodle beachten Sie bitte die Richtlinie.
  

Umgang in der Praxis

Wen nun beim Lesen der Eindruck beschleicht, die Hürden für den Einsatz von cloudbasierten Tools seien aber hoch, der hat gut aufgepasst. Für E-Learning/Blended Learning sind daher folgende Strategien empfehlenswert:

• Moodle und Mahara der ZHAW nutzen, bzw. prüfen was mit diesen alles möglich ist (oft mehr als man denkt!) →  Informationen und Support/Beratung zu Moodle 
  
• Wo Moodle und Mahara nicht ausreichen: die auf der Portalseite digitale Lehre angegebenen Tools benutzen. Selbst wenn die Nutzung dieser Tools nicht uneingeschränkt möglich ist (Bsp. Miro), so wurde deren Einsatz an der ZHAW jedoch offiziell abgeklärt.
  
• Falls dennoch eine Einführung neuer Tools auf ZHAW-Ebene gewünscht ist, wenden Sie sich bitten an den Cloud & App Due Diligence Service der ZHAW und beachten bezüglich der Anbindung an bzw. Einbettung in Moodle auch die Richtlinie.
• Studierende sensibilisieren: Studierende sollen informiert werden, welche Tools in welchen Situationen adäquat eingesetzt werden können.

Geistiges Eigentum/Urheberrecht

Ein weiterer kritischer Punkt bei der Verwendung von cloudbasierten Diensten sind die dort geltenden Regeln zum geistigen Eigentum/Urheberrecht: Bleiben die Rechte an den in der Cloud erstellten bzw. hochgeladenen Inhalten bei der ZHAW, oder werden alle oder ein Teil der Rechte abgegeben? Mehr zum Thema Urheberrecht finden Sie im Abschnitt Urheberrecht & OER sowie den entsprechenden FAQs.

Ausgewählte Merkblätter und Richtlinien der ZHAW

Framework Educational Design für Dozierende: Schwerpunkt Lern- und Prüfungssettings